Document Controller (40 uur per week)

Over Porthos
Porthos is een project om CO2 van de industrie in de haven van Rotterdam te transporteren en op te slaan in lege gasvelden onder de Noordzee. De CO2 die door Porthos wordt getransporteerd en opgeslagen, zal door verschillende bedrijven worden afgevangen. De bedrijven gaan hun CO2 leveren aan een pijpleiding die door het Rotterdamse havengebied loopt. De CO2 wordt vervolgens op druk gebracht in een compressorstation waarna de CO2 via een offshore pijpleiding wordt getransporteerd naar een platform in de Noordzee, ongeveer 20 km uit de kust. Vanaf dit platform wordt de CO2 in een leeg gasveld gepompt. De lege gasvelden bevinden zich in een afgesloten reservoir van poreus zandsteen, meer dan 3 km onder de Noordzee. De verwachting is dat het project in de vanaf 2026 ongeveer 2,5 miljoen ton CO2 per jaar zal kunnen opslaan. Het Porthos-project bevindt zich in de uitvoeringsfase.

Binnen Porthos werken we in multidisciplinaire teams vanuit de verschillende moedermaatschappijen EBN, Havenbedrijf Rotterdam en Gasunie. Je bent werkzaam binnen de werkstroom Project Controls & Services, binnen het Porthos-project.

Functieomschrijving
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle documenten die verband houden met engineering-, bouw- en operationele activiteiten op het project. Je rol omvat het organiseren, opslaan en distribueren van verschillende soorten documentatie om een soepele uitvoering van het project en naleving van de sectorregelgeving te waarborgen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

  • Documentbeheer: je onderhoudt een uitgebreid systeem voor het organiseren, opslaan en ophalen van documentatie, waaronder technische tekeningen, specificaties, rapporten en correspondentie.
  • Revisiebeheer: je zorgt ervoor dat alle documentatie up-to-date is en nauwkeurig is voorzien van revisienummers, revisiedata en andere relevante metadata.
  • Distributie: je faciliteert de tijdige distributie van documentatie naar projectteams en externe organisaties.
  • Toegangscontrole: je implementeert en handhaaft toegangscontroles om gevoelige documentatie te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel deze kan bekijken of aanpassen.
  • Kwaliteitsborging: je voert regelmatig kwaliteitscontroles uit op documentatie om de nauwkeurigheid, volledigheid en naleving van vastgestelde normen en procedures te verifiëren.
  • Coördinatie: je werkt samen met projectmanagers, ingenieurs en andere belanghebbenden om workflows te coördineren en eventuele verschillen op te lossen.
  • Archivering: je onderhoudt een efficiënt archiveringssysteem voor het opslaan van historische documenten en gegevens in overeenstemming met retentiebeleid en wettelijke vereisten.
  • Training: je biedt training en ondersteuning aan teamleden van het project en externe organisaties over documentbeheerprocessen, systemen en beste praktijken.
  • Overdracht: je faciliteert de soepele overgang van projectdocumentatie tijdens het overdrachtsproces, zorgt ervoor dat alle relevante documentatie op passende wijze is georganiseerd en overgedragen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten.

Eisen
Om de functie te kunnen vervullen stellen we de volgende eisen aan de kandidaten:

  • Bewezen ervaring als Document Controller in de gas- of olie-industrie, met een sterke kennis van branche-specifieke documentatievereisten en -normen.
  • Vaardigheid in documentbeheersoftware en -tools, zoals SharePoint of vergelijkbare systemen.
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail, met het vermogen om effectief meerdere taken en prioriteiten te beheren.
  • Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om effectief samen te werken met teams van verschillende disciplines.
  • Kennis van relevante voorschriften en normen, zoals ISO 9001, API-normen of lokale wettelijke vereisten, is een pre.
  • Uitstekende capaciteiten voor massaverwerking, waardoor het mogelijk is om te werken met grote hoeveelheden documentatie en metadata.

Vaardigheden en competenties:

  • Oog voor detail
  • Betrouwbaar
  • Eerlijk
  • Effectieve communicator
  • Aanpasbaar
  • Presteert onder druk
  • Probleemoplossend vermogen
  • Teamspeler
  • Goed tijdmanagement
  • Technologisch georiënteerd

Het kantoor van Porthos is gevestigd in Rotterdam, aan de George Hintzenweg 89, Op 5 minuten loopafstand van NS en metrostation Alexander. Je wordt gemiddeld 3 dagen per week verwacht op kantoor werkzaam te zijn

Reageren op deze vacature kan tot en met 5 mei 2024.